Secrétaire, télésecrétariat ou agent vocal IA : le vrai coût pour une TPE

Le téléphone sonne pendant que vous êtes en rendez-vous, en livraison ou sur un chantier. Tôt ou tard, la question arrive : faut-il embaucher, externaliser, ou confier les appels à une IA ?

Voici quatre options comparées sur douze mois, chiffres datés et sourcés à l'appui. Ce sont des ordres de grandeur pour décider, pas des devis.

Secrétaire salariée : ce que coûte un mi-temps en 2026

Le coût d'une secrétaire à mi-temps part du SMIC. Depuis le 1^er juin 2026, il s'élève à 1 867,02 € brut par mois pour un temps plein (1 477,93 € net). Un mi-temps de 17 h 30 par semaine revient donc à 933,51 € brut par mois.

S'ajoutent les cotisations patronales, fortement allégées au niveau du SMIC par la réduction générale prévue pour les bas salaires. Un éditeur RH estime ainsi le coût employeur d'un temps plein au SMIC à environ 1 933 € par mois, soit près de 23 200 € par an. Pour un mi-temps, comptez à peu près la moitié.

Au-dessus du SMIC, l'écart se creuse. Pour 2 500 € brut par mois à temps plein, un site d'expertise comptable estime le coût employeur entre 3 200 et 3 300 € par mois, dans une entreprise de moins de 50 salariés.

Ces calculs excluent la mutuelle, le poste de travail et le recrutement. Et une salariée a droit à cinq semaines de congés payés par an, même à temps partiel : pendant ce temps, quelqu'un doit décrocher.

Secrétaire indépendante : comment elle facture

Une secrétaire indépendante n'est pas votre salariée. Vous ne payez ni cotisations ni congés : vous réglez ses factures. Elle travaille en général pour plusieurs clients.

Nous ne donnerons pas de tarif moyen. Aucune source publique fiable n'en publie, et les écarts dépendent de l'expérience, de la région et des missions. Les modes de facturation, eux, se ressemblent :

• à l'heure, parfois avec un minimum d'heures par mois ;
• au forfait, pour un volume d'heures réservé chaque mois ;
• à la mission, pour une tâche précise comme la saisie des factures ou les relances.

Pour comparer, demandez au moins trois devis sur le même périmètre : plages où le téléphone doit être tenu, volume d'appels, délai de réponse, remplacement pendant ses absences. Côté TVA, une indépendante en franchise facture sans TVA, les autres l'ajoutent à leurs prix.

Son atout pour un artisan : la même personne peut tenir le téléphone le matin, puis préparer devis et factures, à condition que la permanence téléphonique fasse partie de son offre.

Télésecrétariat : un forfait ou un prix par appel

Un télésecrétariat est une équipe de secrétaires à distance qui répond sous le nom de votre entreprise, prend les messages, qualifie les demandes et vous les transmet.

Voici deux grilles publiques, relevées le 26 septembre 2026 :

• Optilib affiche un télésecrétariat à partir de 59 € HT par mois pour 50 appels, et un standard externalisé à partir de 139 € HT par mois pour 100 appels ;
• Op'tel facture à partir de 15 € HT par mois, plus 1,25 € HT par appel pour les entreprises, sans engagement, avec une équipe présente six jours sur sept.

Pour une TPE qui reçoit 100 appels par mois, le calcul à l'appel donne environ 140 € HT mensuels, soit 1 680 € HT sur un an. C'est l'option chiffrée la moins chère de ce comparatif.

Avant de signer, posez trois questions : quelles plages sont réellement couvertes (soirées, dimanches, jours fériés) ? Combien coûtent les appels au-delà du forfait ? Y a-t-il des frais de mise en service ?

Agent vocal IA : ce que coûte Sparky, et le marché

Un agent vocal IA décroche avec une voix de synthèse, annonce qu'il est une IA, répond à partir de vos informations et vous transmet chaque demande. Notre guide agent IA pour artisan le montre sur le terrain.

Chez Sparky, Voice Essentiel, la formule vocale d'entrée, est facturée 249 € HT par mois. Elle comprend 200 minutes d'appels et demande 600 € HT d'installation. Si vos appels durent environ deux minutes, cela représente une centaine d'appels. La première année revient à 3 588 € HT, les suivantes à 2 988 € HT.

Précision importante : Essentiel répond, renseigne, qualifie, recueille une demande de rendez-vous et vous prévient par e-mail ou Telegram. Pour que l'agent réserve lui-même le créneau et transfère l'appel, il faut Voice Standard : 449 € HT par mois, 900 € HT d'installation, 500 minutes et 30 SMS inclus (voir la page tarifs et offres).

Au-delà du forfait, la minute coûte 0,59 € HT, ou 49 € HT le pack de 100 minutes, et vous êtes prévenu avant tout dépassement. L'abonnement est au mois, sans engagement de 12 mois. Un logiciel payant relié, comme un CRM, reste à votre charge.

Sur le marché, deux offres clé en main pour PME relevées le même jour démarrent l'une à 89 € HT par mois, l'autre à 299 € HT, plus 0,29 à 0,30 € la minute. Une plateforme pour développeurs facture de 0,07 à 0,31 $ la minute, mais il faut construire et surveiller l'agent soi-même.

Enfin, l'offre Sparky Solo pour les indépendants (129 € HT par mois, 290 € HT d'installation) ne comprend pas d'agent téléphonique. Elle convient si votre besoin passe par l'écrit : WhatsApp, prise de rendez-vous par message, relance de devis.

Le comparatif sur 12 mois, option par option

Le tableau suppose une TPE qui reçoit environ 100 appels par mois, de deux minutes en moyenne. Les salaires sont des coûts employeur estimés au SMIC, les autres montants sont hors taxes.

Le tableau ne dit pas tout : une secrétaire fait bien plus que décrocher, et chaque option couvre des plages différentes.

Quand l'humain reste le meilleur choix, et le modèle hybride

Un comparatif honnête doit le dire : dans plusieurs cas, une personne fait mieux qu'un agent IA.

• Vos clients passent au bureau ou au magasin : l'accueil physique ne se confie pas à un téléphone.
• Vos appels sont longs, délicats ou chargés d'émotion : réclamation, litige, client âgé qui tient à une voix humaine.
• Vous avez besoin de quelqu'un pour tout le reste : devis, factures, commandes, classement.
• Vous recevez quelques appels par jour, en journée : un télésecrétariat à l'appel coûte moins cher.

L'IA prend l'avantage ailleurs : la nuit, le dimanche, les jours fériés, les pics où trois clients appellent en même temps, les questions répétitives sur vos horaires ou votre zone. Les deux ne s'opposent pas, ils se relaient.

Techniquement, ce relais repose le plus souvent sur un renvoi d'appel : vous gardez votre numéro, et les appels basculent vers l'agent hors horaires, si la ligne est occupée ou si personne ne répond.

Combien vous coûtent vos appels manqués ?

Avant de choisir, mesurez ce que vous perdez aujourd'hui. Aucune source publique française ne donne la valeur moyenne d'un client perdu : votre propre journal d'appels est la meilleure base.

1. Relevez un mois d'appels manquésLe journal d'appels de votre téléphone ou l'espace client de votre opérateur suffit.
2. Gardez les nouvelles affairesRetirez les fournisseurs, les proches et tous ceux qui ont rappelé ou laissé un message.
3. Appliquez votre taux de transformationSur dix demandes habituelles, combien deviennent une vente ou un chantier ?
4. Multipliez par votre panier moyenLe montant moyen d'une vente, ou votre marge pour un chiffre plus prudent.

La formule tient en une ligne : appels perdus × taux de transformation × panier moyen. Par exemple, 12 appels de nouveaux clients restés sans suite, une demande sur trois signée d'habitude et un panier moyen de 400 € donnent 12 × 1/3 × 400 = 1 600 € de chiffre d'affaires en jeu chaque mois.

Ce n'est pas une perte certaine : certains auraient choisi un concurrent de toute façon. Mais comparez ce montant au coût mensuel de chaque option du tableau. Vous saurez laquelle se rembourse, et laquelle ne se justifie pas encore.

Pour faire ce calcul avec nous, l'appel découverte est gratuit et dure 15 à 20 minutes.

Questions fréquentes

Combien coûte une secrétaire à mi-temps ?

Au SMIC en vigueur depuis le 1er juin 2026, un mi-temps de 17 h 30 par semaine représente 933,51 € brut par mois. Après la réduction de cotisations sur les bas salaires, le coût employeur tourne autour de 970 € par mois, soit environ 11 600 € par an, hors mutuelle et équipement. Au-dessus du SMIC, le montant grimpe vite : vérifiez votre cas sur le simulateur de l'Urssaf.

Quel tarif pour une secrétaire indépendante ?

Aucune source publique fiable ne publie de tarif de référence. Une secrétaire indépendante facture à l'heure, au forfait mensuel ou à la mission, selon son expérience, sa région et vos besoins. Demandez au moins trois devis sur le même périmètre : plages horaires, volume d'appels, tâches administratives et remplacement pendant ses absences.

Combien coûte un télésecrétariat ?

Les grilles publiques relevées en septembre 2026 démarrent à 59 € HT par mois pour 50 appels chez un prestataire, ou à 15 € HT par mois plus 1,25 € HT par appel chez un autre. Pour 100 appels par mois, cela fait environ 140 € HT mensuels. Vérifiez les plages couvertes, les frais de mise en service et le prix des appels hors forfait.

Combien coûte un agent IA pour répondre au téléphone ?

Chez Sparky, l'agent vocal d'entrée de gamme, Voice Essentiel, est facturé 249 € HT par mois avec 200 minutes d'appels, et son installation 600 € HT, une seule fois. Sur le marché, les offres clé en main pour PME relevées vont d'environ 90 à 300 € HT par mois, avec un prix à la minute en plus. Comparez toujours à volume d'appels et à services égaux.

Une IA peut-elle remplacer une secrétaire ?

Pas entièrement. Un agent vocal tient bien le téléphone la nuit, le week-end et pendant les pics, mais il ne fait ni l'accueil physique, ni les tâches administratives variées, ni les échanges délicats. Pour beaucoup de petites entreprises, la formule la plus juste associe une personne aux heures de bureau et un agent pour le reste.

Sources

1. Service-public.gouv.fr, le SMIC au 1er juin 2026, 18/05/2026 : service-public.gouv.fr/particuliers/actualites/A18916
2. StaffMatch, coût employeur d'un salarié au SMIC en 2026 (éditeur RH) : staffmatch.com/blog/fr/charges-patronales-smic
3. L-Expert-comptable.com, les charges sociales patronales en 2026 : l-expert-comptable.com/a/37341-les-charges-sociales-patronales.html
4. Urssaf, simulateur salaire brut, net et coût employeur (mon-entreprise.urssaf.fr) : mon-entreprise.urssaf.fr/simulateurs/salaire-brut-net
5. Service-public.gouv.fr, congés payés du salarié dans le secteur privé, vérifié le 30/04/2026 : service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F2258
6. Impots.gouv.fr, micro-entrepreneur et franchise en base de TVA : impots.gouv.fr/professionnel/questions/je-suis-micro-entrepreneur-ou-l
7. Optilib, tarifs du secrétariat externalisé, relevés le 26/09/2026 : optilib.com/blog/tarifs-secretariat-externalise
8. Op'tel Services, tarifs du secrétariat externalisé, relevés le 26/09/2026 : optel-services.fr/secretariat-externalise-tarifs
9. AirAgent, tarifs, relevés le 26/09/2026 : airagent.fr/tarifs
10. VOKAI, tarifs, relevés le 26/09/2026 : vokai.fr/tarifs
11. Retell AI, tarifs pour développeurs, relevés le 26/09/2026 : retellai.com/pricing